¿Como tener una buena agenda?

Si lees cualquier libro sobre la organización de reuniones eficaces, lo más likely es que una de las primeras recomendaciones sea establecer un orden del día. A menudo se hace creer a los directivos que tener un plan escrito es la clave de una reunión atractiva y exitosa.

Lamentablemente, no es tan fácil. Las investigaciones han encontrado poca o ninguna relación entre la presencia de un orden del día y la evaluación de la calidad de la reunión por parte de los asistentes. Lo que importa no es el orden del día en sí, sino la relevancia y la importancia de lo que se incluye en él, y la forma en que el líder facilita el debate de los puntos del orden del día.

En lugar de diseñar el orden del día como una lista de temas a tratar, considere la posibilidad de crear el orden del día como un conjunto de preguntas a tratar. En su forma más simple, la reunión existe para responder a un conjunto de preguntas convincentes en un tiempo asignado. He aquí algunos ejemplos de lo que podría ser: En lugar de un tema titulado "Problemas presupuestarios", considere una pregunta como: "¿Cómo reduciremos nuestros gastos en a hundred dólares para el ultimate del año fiscal?

En lugar de un tema titulado "Mejora de los procesos de atención al cliente", considere una pregunta como: "¿Cuáles son las principales formas de mejorar el tiempo de respuesta usual a los clientes en un 25%?"
En lugar de un tema titulado "Sucesión de líderes", pruebe a cambiarlo por "¿Dónde somos vulnerables desde el punto de vista de la rotación de líderes y cómo podríamos abordar estas vulnerabilidades?"
En lugar de un tema titulado "Continuación de nuestra planificación estratégica", pruebe a cambiarlo por lo que se trabajará exactamente en la reunión, como por ejemplo: "¿Cuál es la primary amenaza del mercado que debemos conocer, cómo podría afectarnos y qué podemos hacer al respecto?"

En lugar de un tema titulado "Actualizaciones varias", pruebe a cambiarlo por "¿Qué información clave tiene que compartir cada uno de ustedes o necesita de los demás?"

Si rellena el orden del día con preguntas en lugar de con temas, empezará a pensar y actuar de forma diferente al diseñar la reunión. Te convertirás en un estratega, pensando críticamente en el significado de un tema y en cuál es el resultado final, la verdadera razón para reunir al colectivo. Además, este método fomenta la intencionalidad. Un enfoque de preguntas y respuestas facilita la determinación de tu lista de invitados, por un lado: son las personas esenciales para responder a las preguntas. Este enfoque también informa mejor sobre cuándo terminar realmente una reunión: cuando las preguntas se han respondido a satisfacción.

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